こんにちは、中村です。
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小さなお店や会社では、一人が何役も受け持つのがふつうです。そうしていると、仕事が人につきます。お客様との関係も、人につくことがあります。
「あのお客様のことなら、あの人がいちばん分かっている」。「この仕事は、あの人に任せれば間違いない」。小さな職場では、そういう人がいてくれることで、仕事の質が上がっていることも多いと思います。
僕は、仕事やお客様との関係が人につくことを、全部なくそうとしなくていいと思っています。誰がやっても同じになるように変えてしまうと、そのお店や会社らしさまで薄くなるかもしれません。人についた仕事とどう付き合うかは、僕自身、まだ答えを出せていません。
困るのは「わからない」が増えること
ただ、困ることもあります。その人にしか「わからない」ことが増えたときです。
データの場所。お客様と話した内容。どう考えて進めているか。それが本人の頭の中にしかなくて、本人がいない日は、どこまで進んだのかも確かめようがない。
仕事そのものまで、誰でもできる形にそろえなくていい。その仕事がいまどうなっているかを、誰かが見れば分かるようにしておく。それだけでも、困ったときのリスクは変わってくると思います。
手順書を全部つくらなくていい
全部の仕事を細かく書いて、いつも新しい状態にしておく。小さな職場では、なかなかできることではありません。手順書をつくるために仕事が増えたら、それこそ本末転倒です。
書いて残すのは、止まったら困るものからで十分だと思っています。
たとえば、お客様とのやり取り。いま進めている仕事が、どこまで進んでいるか。決まった時期にやる作業の手順。このあたりがほかの人にも分かるかどうかで、だいぶ変わってくると思います。
「困るな」と感じたところから一つずつ
一気に全部やろうとすると、大変です。「あの人が休んだら困るな」と思うところを見つけたら、そこから一つずつ、ほかの人にも分かるようにしていく。そのくらいなら、すぐに始められそうです。
小さな積み重ねで、「あの人に聞かないと分からない」は少しずつ減っていくと思います。
